档案管理员是负责单位各类档案全生命周期管理的岗位，核心工作包含档案收集 分类整理 编号归档 入库保管 借阅登记 检索查询 数字化加工 到期鉴定 转递移交等全套档案管理业务，岗位覆盖机关事业单位 国企 学校 医院 企业 公共人才服务中心等多种单位，不同单位档案管理员负责的档案类型会有区分，有人事档案管理员 文书档案管理员 工程档案管理员 项目档案管理员，岗位需要按照档案管理相关规范开展工作，保障档案完整 有序 可检索 可调用，支撑单位日常业务 审计 核查 政审 项目验收等各项工作开展，同时配合单位推进档案数字化建设，把纸质档案转化为电子档案，搭建档案检索目录，提升档案调取使用效率，是单位内部基础管理类的重要岗位。

设置档案管理员这个岗位，是因为单位在日常运转过程中会持续产生大量文书 人事 业务 工程等资料，如果没有专人统一归集管理，资料会分散存放，后续查询调取会比较困难，档案管理员按照统一分类标准建立档案体系，建立台账和检索目录，让每一份档案都有对应的编号和存放位置，同时落实库房保管相关要求，做好档案存放环境维护，规范档案借阅审批流程，平衡档案使用需求和档案保管规范，档案数字化也是岗位重要发展方向，通过电子档案系统实现线上检索调阅，进一步提升档案管理的现代化水平。

档案管理员核心工作清单

表格

档案管理员日常工作流程

1 定期对接业务部门，收集待归档材料，核验材料是否齐全规范

2 对材料进行分类组卷，编制档号，制作卷内目录和档案总台账

3 完成装订之后，档案入库上架，录入档案管理系统，建立检索条目

4 接收内部或者外部调阅申请，完成审批之后办理借阅登记

5 档案归还之后核验档案完整性，放回原库位，更新借阅台账

6 定期开展档案盘点，核对账实是否一致，推进档案数字化扫描工作

岗位相关能力要点

1 熟悉档案管理相关规范，掌握档案分类 编目 归档标准

2 可以熟练操作档案管理软件，掌握基础扫描 电子文件处理操作

3 具备细致严谨的工作习惯，做好台账登记，保证档案信息准确

整体来看，档案管理员是档案全流程管理的专职岗位，从材料收集归档，到保管借阅，再到数字化和移交鉴定，贯穿档案从形成到保存使用的全部环节，不同行业的档案管理员会结合本行业业务特点，重点管理对应类型档案，岗位可以保障单位档案资料规范留存，为各类业务核查提供可靠档案支撑。

【相关 FAQ】

问题 1 档案管理员是做什么的 人事档案管理员和普通文书档案管理员有区别吗

回答 1 档案管理员是做什么的，人事档案管理员专门管理人事情学籍档案，重点负责人事材料归档 政审调档 档案转递，文书档案管理员主要管理单位公文会议材料等文书类档案，二者管理档案类别不同。

问题 2 档案管理员是做什么的 需要会档案数字化吗

回答 2 档案管理员是做什么的，现在很多单位要求档案管理员掌握档案数字化相关工作，包含扫描 校对 电子档案系统录入，推进纸质档案电子化管理。

问题 3 档案管理员是做什么的 档案管理员可以对外提供档案原件吗

回答 3 档案管理员是做什么的，档案管理员需要按照审批规范办理调阅，一般优先提供复印件，原件调阅需要履行对应的审批登记手续。

问题 4 档案管理员是做什么的 档案管理员需要定期盘点档案吗

回答 4 档案管理员是做什么的，岗位需要定期开展档案盘点工作，核对档案台账和库内存放档案，保证账实相符，维护档案管理秩序。

【免责申明】

本内容仅为档案管理员是做什么的相关科普介绍，岗位职责 工作要求会根据单位性质行业特点有所差异，正式任职请以招聘单位以及档案主管部门最新官方规定为准，本内容不构成岗位录用承诺，不替代官方正式指引。