【公司采购流程及制度】为规范公司采购行为，提高采购效率和透明度，确保采购活动合法、合规、高效运行，特制定本《公司采购流程及制度》。该制度涵盖采购计划、供应商管理、采购执行、验收与付款等关键环节，旨在优化资源配置，降低采购成本，保障物资质量。
一、采购流程概述
公司采购流程主要包括以下几个阶段：
1. 采购需求申请：由使用部门提出采购申请，明确采购内容、数量、规格及用途。
2. 采购计划审批：采购部门根据申请汇总并制定采购计划，报上级领导审批。
3. 供应商选择与评估：通过招标、比价或直接采购方式确定合格供应商。
4. 采购合同签订：明确采购内容、价格、交货时间、付款方式等条款。
5. 采购执行与跟踪：按计划进行采购，并对供应商履约情况进行监督。
6. 到货验收与入库：货物到达后进行质量检查、数量核对并办理入库手续。
7. 付款结算与归档：完成验收后，按合同约定支付款项，并整理相关资料归档。
二、采购管理制度要点
| 管理项目 | 内容说明 |
| 采购申请 | 需由使用部门填写《采购申请单》，注明采购物品名称、规格、数量、用途及预算金额。 |
| 审批权限 | 采购金额在5000元以下的由部门负责人审批；5000元以上需经分管副总审批。 |
| 供应商管理 | 建立合格供应商名录，定期评估供应商资质、信誉及供货能力。 |
| 采购方式 | 根据采购金额和紧急程度，采用招标、比价、询价或直接采购等方式。 |
| 合同管理 | 所有采购均需签订书面合同，明确双方权利义务、违约责任等。 |
| 验收标准 | 物资到货后由采购部门联合使用部门进行验收，确保符合合同要求。 |
| 付款流程 | 验收合格后，凭发票、合同及验收单申请付款，财务部审核后支付。 |
| 档案管理 | 所有采购资料（包括申请单、合同、发票、验收单等）应统一归档保存。 |
三、采购流程图（简要）
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采购需求申请 → 采购计划审批 → 供应商选择 → 合同签订 → 采购执行 → 到货验收 → 付款结算 → 资料归档
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四、注意事项
- 所有采购活动必须遵守国家法律法规及公司内部规定；
- 严禁私自采购或绕过正常流程操作；
- 采购人员应保持廉洁自律，杜绝商业贿赂；
- 对于紧急采购，需提前报备并说明原因。
通过严格执行上述采购流程和制度，公司能够有效提升采购管理水平，保障物资供应的及时性和质量，同时降低运营风险，实现资源的合理配置与高效利用。
