【会议费管理办法】为规范公司会议费用的管理，提高资金使用效率，确保会议活动的有序开展，根据国家相关财务制度及公司内部管理规定，特制定本《会议费管理办法》。该办法适用于公司各部门、子公司及分支机构在组织各类会议时所发生的费用管理。
一、适用范围
本办法适用于公司各级单位在举办或参与各类会议（包括但不限于工作例会、项目启动会、总结会、培训会、研讨会等）过程中所产生的费用支出，包括但不限于场地租赁、餐饮、交通、住宿、宣传资料制作、设备租赁等。
二、管理原则
1. 合规性原则：所有会议费用支出必须符合国家法律法规及公司财务制度。
2. 节约性原则：合理控制会议成本，避免浪费。
3. 透明性原则：会议费用需提前审批，报销流程公开透明。
4. 责任明确原则：会议组织者对费用支出的真实性、合理性负责。
三、费用标准与审批流程
| 项目 | 标准说明 | 审批流程 |
| 会议地点 | 优先选择公司内部会议室，若需外租，应提前申请并报备 | 部门负责人 → 财务部 → 分管领导 |
| 会议时间 | 会议时长不得超过3小时，特殊情况需书面说明 | 部门负责人 → 财务部 → 分管领导 |
| 会议人数 | 按实际参会人数控制，不得虚报 | 部门负责人 → 财务部 → 分管领导 |
| 餐饮标准 | 每人不超过200元，不含酒水 | 部门负责人 → 财务部 → 分管领导 |
| 交通费用 | 仅限于参会人员往返必要交通工具，凭票据报销 | 部门负责人 → 财务部 → 分管领导 |
| 住宿标准 | 三人以上参会可安排酒店住宿，单间标准不超过500元/晚 | 部门负责人 → 财务部 → 分管领导 |
| 宣传材料 | 须提前申报，按需印刷，不得超量 | 部门负责人 → 财务部 → 分管领导 |
四、报销要求
1. 所有会议费用需在会议结束后10个工作日内完成报销；
2. 报销需提供完整的发票、会议通知、签到表、费用明细清单等；
3. 报销单据必须由部门负责人签字确认；
4. 财务部对报销内容进行审核，确保真实、合规。
五、违规处理
对于违反本办法规定的，将视情节轻重给予通报批评、经济处罚或追究相关责任人的责任。特别是虚报会议费用、重复报销、超标支出等行为，一经查实，将严肃处理。
六、附则
本办法自发布之日起执行，由公司财务部负责解释和修订。各相关部门应认真学习并严格执行，共同维护公司财务秩序和会议管理规范。
备注：本办法旨在提升会议效率与财务管理水平，鼓励务实高效、精打细算的会议文化。
